建立制度配套，完善电子文件归档和电子档案管理规范

为科学规范做好电子文件归档和电子档案管理工作，避免工作随意性，课题组联合试点单位制定完善了相关配套制度，使电子文件归档和电子档案管理的制度建设与技术应用同步协调发展。

1、制定电子文件归档范围和保管期限表

由于电子文件归档和电子档案管理将实行“单套制”，因此，电子文件的归档范围必须全、准、精，可操作性强。根据保税区管理局档案管理的实际情况，课题组着重修订完善了文书类电子文件归档范围和电子档案保管期限表，明确电子文件的归档部门和类目设置，并将电子文件按生成方式分为原生电子文件和数字化副本，从制度层面确保应归档电子文件的完整性和系统性。

课题组将《保税区管理局电子文件归档范围和电子档案保管期限表》嵌入原型系统，在预归档模块，该表起到的作用相当于传统立卷时的归卷类目。通过将该表与电子文件元数据的智能匹配技术，自动生成保管期限和开放意见的选项值，使电子文件归档工作简易化、智能化和规范化，有效降低了机构人员变化对电子文件归档和电子档案管理工作的影响，确保了相关工作的延续性。

在实际工作中，机构职能和工作重点并非一成不变，因此，记录履职过程的电子文件也会千差万别。原型系统中植入《电子文件归档范围和电子档案保管期限表》后，电子文件形成部门可以根据职能变化情况主动调整电子文件的归档类目，档案管理部门可判断确定调整后的归档类目是否生效，以便其他电子文件形成部门参考和借鉴。这将使得业务部门与档案管理部门的良性互动更加频繁和便捷。

2、制定电子文件归档整理规则

为使电子文件的归档整理工作更加规范有序，更具操作性和实用性，课题组制定了《保税区管理局电子文件归档整理规则》，对归档电子文件的著录、分类、排列、编目、编号等环节均作了较详细的规定，同时明确了有关归档质量等方面的具体要求。

(1)电子文件归档“件”的构成

与传统纸质档案不同，电子档案的“件”是一组记录的集合，根据电子档案的构成要素，“件”内文件主要分为两大部分：

一是电子文件的办文单(发文稿)、正文、附件、修改稿(留痕稿)等，将每个文件作为一个子件，每件电子文件就包括了多个子件。

二是描述电子文件的内容、背景、结构及其形成与办理过程的元数据。采集这些元数据是为了便于对文件的理解、确保电子档案来源、交换、定位、查询、长期保存和真实性认证等信息可用。主要有以下几类:

①著录信息元数据(主要记录电子文件的主题、内容、来源、形式特征、编号等著录信息，将多件电子文件的著录信息存储在一个XML文件中。著录信息元数据元素包括:题名、主题词、关键词、文件编号、责任者、文件日期、文种、密级、全宗名称、全宗号、年度、保管期限、归档部门、类别号、室编件号、件数、子件数等)

②文件过程信息元数据(电子文件在形成、处理、归档等过程中记录的业务信息，对电子文件的处理每发生一次就记录一条过程信息，因此每件电子文件会对应多条过程信息，以件为单位，将多条过程信息存储在一个XML文件中。过程信息元数据元素包括:处理类型、处理人、处理时间、处理意见和处理结果等)

③电子属性元数据(描述电子文件的数字特性。这些信息在每件电子文件产生时与生俱来，不可更改，每个子件都有各自不同的电子属性，以子件为单位，将多个子件的电子属性元数据存储在一个XML文件中。电子属性元数据包括：

电子文件的格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、创建时间、系统描述信息(包括系统软硬件名称、型号、版本等)、生成方式、在线存址、离线存址、电子档案号等)

④电子签名元数据(用以确认电子文件真实性和完整性对每个电子文件签一次名就记录一条签名信息，因此每个电子文件会对应多条签名信息。以件为单位，将多个电子文件的多条签名信息存储在一个XML文件中。电子签名元数据元素包括:签名方式、签名人、签名时间、签名、证书、证书引证等)

以上元数据在形成办理阶段产生，在归档环节补充，有些需重复、叠加记录，如硬件及软件环境描述(包括OA系统、电子文件归档和电子档案管理系统)、电子签名、处理状态、处理者、处理时间和处理结果等元数据。

(2)电子文件归档“件”的组织

传统纸质文件归档时，一般将单份文件的正文、附件、办文单(发文稿)与重要文件的起草过程稿等装订在一起作为一件，著录一次，编一条文件目录。而OA系统中具有生效标识的电子文件的正本、办文单(发文稿)、修改稿(留痕稿)等按照形成时间、形成者的不同分别存为一件，电子文件的正文与附件也可能各存为一件。

在归档时，考虑到这些电子文件的计算机名称、文件大小和格式等电子属性不同，我们仍保持其分别存储的状态，但却将其关联到同一条文件目录。因此，一条归档电子文件记录(目录)往往关联着文件正文、附件、起草过程稿、办文单(发文稿)、修改稿(留痕稿)等多个子件及其元数据，这些子件在计算机系统中独立存储而又密切相关，揭示了电子文件的形成办理过程和背景信息，具有档案保存价值，但文件格式、大小、名称、形成时间、形成者、电子签名等电子属性信息又各不相同。

为了将归档“件”整合在一起，维护文件之间的有机联系，便于长期保存，参考开放档案信息系统(OAIS)模型，课题组将归档“件”进行分类整理，将文件的目录与子件、元数据进行关联，以打包的方式进行组织。“归档文件包”只是一种形象的表达方式，可以是逻辑层面的，即通过网络信息系统在线展示，也可以是物理层面的，即通过脱机载体将归电子文件打包刻盘。

在具体实现过程中，各个组成部分既可以是松散的，也可以是紧密的，既可以采用封装方式打包，也可以组织成一个文件夹，甚至可以采用数据库条目和电子文件指针关联的方式。一件电子文件根据收文与发文两种类型，其排列规则如下:一是对于发文。按照文件发文稿、正文、文件附件、修改稿(留痕稿)形成办理过程信息和元数据的顺序进行排列;二是对于收文。按照办文单、文件正文、文件附件、形成办理过程信息和元数据的顺序进行排列。电子文件归档“件”的组织结构示意如下图所示:

(3)电子文件归档“件”的编号与命名

为了便于管理和利用，需要为每个子件赋予一组代码，用以唯一识别一个电子文件和固定电子文件排列顺序。课题组参照档号编制规则和数字档案室建设指南，利用计算机系统为每个归档电子文件自动生成一个电子文件号。

电子文件号的生成规则按照“全宗号一档案类别代码・年度一保管期限一归档部门一件号・子件号”的编号规则，以子件为单位在分类的最低一级类目内进行顺序编号，如“X043-WS・2015-Y-BGS-0026·001”。其中:X043是全宗号，WS是文书类电子文件的类别代码，2015为电子文件的形成年度，Y为电子档案的保管期限(永久)、BGS为电子文件的归档部门(办公室)，“0026”为件号，“001”为子件号。通过电子文件号与文件目录和机构人员、业务行为、处理时间等元数据进行关联。

系统按照语义性、唯一性、一致性和稳定性的原则自动设计生成电子文件的计算机文件名，命名规则是:电子文件号+“-”+文件名称，以确保电子档案的长期可用。如:将电子文件的子件命名为“X043-WS.2015-Y-BGS-0026.002_文件正文.DOC”，其中“X043-WS.2015-Y-BGS-0026.002”为电子文件号，“文件正文.DOC”为保税区管理局OA系统传输过来待归档电子文件的计算机文件名。

3、制定电子档案长期保存规范

电子档案的记录形式具有易改、易变和易逝等数字化特点，它的形成、保管和利用与传统的纸质档案有着本质的区别，作为档案管理部门在管理电子档案时必然涉及电子档案的载体寿命问题、电子档案所依赖的计算机软硬件技术更新问题、电子档案真实性维护等问题。为了确保电子档案长期可用，课题组通过检验、备份、复制、转换、封装、迁移等制度，应对载体有限寿命与存储技术频繁升级换代带来的电子档案存储风险。

(1)检验。电子档案载体存储的信息量大，但其寿命却远不如纸质，纸质档案的损坏很容易被发现，而电子档案信息的损毁丢失却不易被发现，只能由设备来检验。因此对电子档案的长期保存就包含了对存储载体的保护和确保载体上存储信息的安全两方面，其主要方法就是对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

(2)备份。利用光盘刻录机等硬件设备和备份软件将需要备份的电子档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供査阅使用，一套异地保存。备份载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。离线保存的备份载体和装具上应制作标签，标签上应注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存储日期等。

(3)复制和转换。对磁性载体上保存的电子档案，每4年复制一次。原载体同时保留时间不少于4年。在相关软硬件系统更新和文件格式淘汰前，利用文件格式转换工具对电子档案进行格式转换，转换后应确认电子档案与新系统的兼容性。

(4)封装。利用脱机光盘工具，选择XML封装格式将需要封装的电子档案内容与其必要的来源、签署、时间等元数据通过一定的结构组合在一起，确保长期保存的电子档案可以被有效利用，能够有效表现所载内容、结构、背景及形成、管理过程信息，可被随时调取查用。

(5)迁移。在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储载体、文件格式淘汰等情况发生时，要对电子档案进行迁移操作。在原型系统中仅对迁移进行管理登记，如记录迁移的触发条件、操作计划、批次、审批、授权等信息，具体的迁移操作要针对具体的情况采用专用技术在系统外实施。

电子档案的各种长期保存策略在实施时都会有一定的安全风险和投入，因此，在具体操作中还应当注意平衡成本与效益之间的需求，评估各种风险，综合采用检验、备份、复制、转换、封装和迁移多种策略，制定严密的操作计划，形成操作前申请、登记、复核、批准，操作后检验、确认、登记等多环节相互制约的工作流程，建立审批、授权、操作等多人相互制约的机制。特别要确保电子档案长期保存的相关处置行为应在获得授权后进行，并对关键环节的具体行为实行监控和记录，确保相关行为可信、可控、可追溯。